MEDAN | Bisanews.id | Wali Kota Medan, Bobby Nasution meminta seluruh arsiparis dan pegawai yang menangani arsip di setiap perangkat daerah Pemko Medan harus memiliki kemampuan dalam penataan, penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip Dinamis secara efektif dan efisien.
Hal itu ditegaskan Bobby dalam sambutan tertulisnya yang dibacakan Asisten Umum Pemko Medan, Ferry Ichsan, pada pembukaan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis, di Fave Hotel, Jalan S Parman, Medan, Sumatra Utara, Senin (27/2/2023).
“Kemampuan tersebut harus dimiliki, karena pengelolaan Arsip Dinamis harus sesuai dengan sistem yang memenuhi persyaratan, andal, sistematis, utuh, menyeluruh, serta sesuai standar prosedur dan kriteria untuk menjaga keotentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip,” kata Bobby.
Menurut dia, dengan semakin meningkatnya kegiatan administrasi, maka permasalahan kearsipan juga semakin meningkat dan bertambah, sehingga pengelolaan arsip perlu mendapatkan penanganan yang lebih baik lagi. Karena, arsip memiliki peran yang sangat penting dalam penyajian informasi.
“Arsip juga memiliki peran sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan. Karena, arsip merupakan salah satu bahan bukti akuntabilitas kinerja dalam penyelenggaraan administrasi dan sebagai bahan pertanggungjawaban,” sebutnya.
Wali Kota berharap, setelah pelaksanaan Bimtek, kemampuan para arsiparis dan pegawai yang menangani arsip harus semakin lebih baik, sehingga penyelenggaraan kearsipan dinamis pada suatu organisasi pemerintah dapat terwujud secara efektif dan efisien dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan berwibawa.
“Sebagai arsiparis dan pegawai yang menangani arsip di setiap perangkat daerah di lingkungan Pemko Medan, maka kemampuan dalam pengelolaan arsip yang dinamis haruslah terus dikembangkan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Sehingga akan terwujud penataan arsip yang baik dan benar sesuai kaidah kearsipan,” ujarnya.
Dia juga berharap, arsiparis dan pegawai yang menangani arsip, setelah mengikuti Bimtek, memiliki kemampuan dalam mencari arsip yang tersimpan dengan baik secara cepat dan tepat, tanpa memerlukan waktu lama.
Menurut Bobby, meskipun saat ini semua berbasis digital, namun kemampuan arsiparis masih sangat dibutuhkan. Artinya, kemampuan arsiparis dibutuhkan sambil menunggu digitalisasi.
Sebelumnya, Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKDPSDM) Kota Medan, Sutan Tolang Lubis dalam laporannya menjelaskan, Bimtek bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, serta dalam rangka meningkatkan kompetensi bagi arsiparis dan pengelola arsip pada perangkat daerah di lingkungan Pemko Medan.
“Dalam Bimtek ini peserta akan diberikan materi terkait instrumen pengelolaan arsip dinamis, penataan arsip inaktif, penyusutan arsip dan materi terkait jabatan fungsional arsiparis, standar kualitas hasil kerja serta praktek pengusulan dan penilaian kinerja jabatan fungsional arsiparis,” sebutnya.
Pelatihan, lanjut Sutan, akan berlangsung selama tiga hari, yakni 27 Februari sampai 1 Maret 2023, dan diikuti seluruh arsiparis dan pegawai yang membidangi kearsipan di lingkungan Pemko Medan.
“Dalam Bimtek ini kita juga menghadirkan tenaga pengajar atau fasilitator dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yakni Dra Sulistyowati. Kita berharap peserta yang mengikuti Bimtek ini kemampuannya dalam mengelola arsip akan semakin meningkat,” harapnya.
